ビズリンク東京（以下「当社」といいます。）は、会議室運営にあたり、お客様、利用者、問い合わせ者、取引先その他当社に関係する方々（以下「利用者等」といいます。）の個人情報の重要性を認識し、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）、関連ガイドラインその他の法令を遵守し、適切な取扱いおよび保護に努めます。
1. 事業者情報および本ポリシーの適用範囲
本プライバシーポリシーは、ビズリンク東京が運営するウェブサイト（malxun.pro）および当社の会議室予約、問い合わせ対応、契約管理、施設運営等に関連して取得する個人情報の取扱いに適用されます。
- 事業者名：ビズリンク東京
- 所在地：東京都千代田区丸の内1-6-9
- 電話番号：+81 3 6417 8924
- メールアドレス：[email protected]
- ウェブサイト：malxun.pro
- 事業内容：会議室の運営・提供
2. 取得する情報および個人情報の取扱い
当社は、以下の情報を、適法かつ公正な手段により取得し、利用目的の達成に必要な範囲で取り扱います。
- 氏名、会社名、部署名、役職
- 住所、電話番号、メールアドレス
- 予約情報（利用日時、利用人数、利用目的、利用会議室、オプションサービス等）
- 請求・支払情報、領収書情報、契約情報
- お問い合わせ内容、対応履歴、アンケート回答
- ウェブサイトの利用情報（閲覧履歴、IPアドレス、Cookie、端末情報、アクセスログ等）
- 施設利用時に当社が安全管理・施設運営のために取得する情報
当社は、要配慮個人情報を取得する必要が生じた場合には、法令に従い、適切な取得方法を用います。
3. 個人情報の利用目的
当社は、取得した個人情報を以下の目的のために利用します。
- 会議室の予約受付、確認、変更、キャンセル対応のため
- 会議室および付帯サービスの提供、運営、管理のため
- 本人確認、利用資格確認、不正利用防止のため
- 請求、決済、返金、領収書発行、会計処理のため
- 問い合わせ対応、資料送付、連絡、サポートのため
- 施設の安全管理、防犯、トラブル対応、事故防止のため
- 利用状況の把握、サービス改善、新サービス開発のため
- キャンペーン、案内、重要なお知らせ等の配信のため
- 法令上の義務の履行、紛争対応、権利行使および防御のため
当社は、利用目的を変更する場合、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲で行い、変更後の目的を公表または通知します。
4. 個人情報の取扱いの法的根拠
当社は、日本国内においては、個人情報保護法その他の適用法令に基づき、適法に個人情報を取り扱います。主な取扱いの根拠は以下のとおりです。
- 利用者等との契約の履行または契約締結前の手続きのために必要な場合
- 当社の正当な事業遂行上の必要性があり、利用者等の権利利益を不当に侵害しない場合
- 法令上必要な場合
- 利用者等の同意を得た場合
なお、Cookie等を用いたアクセス解析や広告配信を行う場合には、必要に応じて同意取得やオプトアウト手段の提供を行います。
5. 個人情報の第三者提供および委託
当社は、次の場合を除き、個人情報を第三者に提供しません。
- あらかじめ本人の同意がある場合
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要であり、本人の同意を得ることが困難な場合
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成推進のために特に必要であり、本人の同意を得ることが困難な場合
- 国の機関等への協力が必要な場合
当社は、業務遂行上必要な範囲で、以下のような外部事業者に個人情報の取扱いを委託することがあります。
- 予約システム提供会社
- 決済代行会社、金融機関
- メール配信、クラウドサービス、サーバー運営会社
- 会計、税務、法務、システム保守等の専門事業者
当社は、委託先に対し、適切な監督を行い、個人情報の安全管理が図られるよう努めます。
6. 個人情報の外国にある第三者への提供・移転
当社は、クラウドサービス、メール配信、分析ツール等の利用に伴い、個人情報が日本国外のサーバーに保存される場合、または外国にある第三者へ移転される場合があります。
その場合、当社は、個人情報保護法および関連ガイドラインに従い、必要な情報を提供し、同意取得または同等の措置を講じたうえで適切に取り扱います。
外国にある第三者へ個人情報を提供する際は、当該国の個人情報保護制度、受領者の個人情報保護措置等を確認し、必要に応じて本人の同意を取得します。
7. 個人情報の保存期間
当社は、個人情報を利用目的の達成に必要な期間、または法令で保存が義務付けられる期間に限り保有し、保存期間終了後は、遅滞なく消去または匿名化します。
- 予約・契約関連情報：契約終了後、法令または業務上必要な期間
- 請求・会計関連情報：会計・税務関連法令に定める期間
- 問い合わせ履歴：対応完了後、合理的に必要な期間
- アクセスログ等：セキュリティおよび運用管理上必要な期間
保存期間の具体的な長さは、情報の種類、利用目的、法令要件、安全管理上の必要性等を総合的に考慮して決定します。
8. 利用者の権利
利用者等は、個人情報保護法その他適用法令に基づき、当社が保有する自己の個人情報について、以下の請求を行うことができます。
- 開示
- 訂正、追加または削除
- 利用停止または消去
- 第三者提供の停止
- 利用目的の通知
- データポータビリティに関する情報提供の求め
- 本人の権利利益を害するおそれがある取扱いに対する異議の申立て
これらの請求に対応する場合、法令に基づき本人確認を行ったうえで、合理的な範囲で対応します。ただし、法令上、開示等に応じられない場合があります。
9. 同意の撤回
利用者等は、同意に基づいて個人情報を取り扱っている場合、いつでも同意を撤回できます。なお、撤回前に行われた取扱いの適法性には影響しません。
同意の撤回を希望される場合は、下記の問い合わせ先までご連絡ください。撤回後は、当該同意に基づく処理を停止しますが、法令上必要な範囲では継続して保有・利用することがあります。
10. 苦情・相談の申出先
当社の個人情報の取扱いに関する苦情、相談、開示等の請求は、下記窓口までご連絡ください。誠実かつ迅速な対応に努めます。
- 窓口名：ビズリンク東京 個人情報お問い合わせ窓口
- 住所：東京都千代田区丸の内1-6-9
- メールアドレス：[email protected]
- 電話番号：+81 3 6417 8924
また、利用者等は、当社の対応にご不満がある場合、個人情報保護委員会その他の関係機関に相談・苦情を申し立てることができます。
11. 個人情報の安全管理
当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、改ざん、紛失等を防止するため、組織的、人的、物理的、技術的な安全管理措置を講じます。
- アクセス権限の管理および最小権限化
- 通信の暗号化、パスワード管理、認証強化
- 従業者への教育・監督
- 委託先の選定および監督
- 不正アクセス対策、ウイルス対策、ログ監視
- 保有個人情報の定期的な見直し、削除
万一、個人情報の漏えい等が発生した場合、当社は法令に従い、必要な報告、通知、再発防止措置を行います。
12. お問い合わせ先
本ポリシー、当社の個人情報の取扱い、開示等の請求に関するお問い合わせは、以下までご連絡ください。
- ビズリンク東京
- 住所：東京都千代田区丸の内1-6-9
- メールアドレス：[email protected]
- 電話番号：+81 3 6417 8924
13. プライバシーポリシーの変更
当社は、法令の改正、事業内容の変更、サービス改善その他必要に応じて、本ポリシーを変更することがあります。重要な変更を行う場合は、当社ウェブサイト上での掲示その他適切な方法により周知します。
変更後のプライバシーポリシーは、当社が別途定める場合を除き、ウェブサイトに掲載した時点から効力を生じるものとします。
制定日：2026年8月31日